Valutazione interattiva · Gratuita
Quanto è organizzata la gestione documentale del vostro studio?
Dieci domande per capire dove si perde tempo, quanto sono sotto controllo i documenti e da quale attività conviene partire. Il risultato è immediato.
Indice documentale
Raccolta e archivio
Collaborazione
Controllo
Automazione
Rispondi alle domande per vedere il tuo profilo
01 — Le quattro aree
Non conta solo dove sono salvati i file
Una gestione documentale che funziona tiene insieme informazioni, persone e attività. Il questionario guarda quattro dimensioni che pesano sul lavoro di ogni giorno.
01
Raccolta e archivio
Come i documenti entrano nello studio, come vengono classificati e quanto sono ritrovabili nel tempo.
02
Collaborazione
Quanto versioni, permessi, approvazioni e firme sono condivisi e governati invece che affidati alle persone.
03
Controllo
Se stato delle pratiche, documenti mancanti, scadenze e attività svolte sono davvero visibili.
04
Automazione
Quanto lavoro ripetitivo di lettura, registrazione, classificazione e smistamento è ancora a mano.
Come arrivano allo studio i documenti dei clienti?
02 — Quando il documento rallenta il processo
Quattro sintomi che si vedono prima dei numeri
Quasi mai il problema è il singolo file. È tutto quello che succede prima e dopo: richieste, controlli, attese, passaggi di mano.
Canali frammentati
I documenti arrivano da email, messaggi, carta e cartelle condivise, e nessuno li vede tutti insieme.
Conoscenza personale
Per sapere cosa manca a una pratica bisogna chiedere a chi la segue. Se è in ferie, la pratica si ferma.
Versioni incerte
Più copie dello stesso file e nessun modo rapido di riconoscere quella buona.
Controlli manuali
Scadenze, solleciti e approvazioni dipendono dalla memoria delle persone.
03 — Dopo il punteggio
Un orientamento, non una certificazione
Il punteggio serve a impostare la discussione interna e a scegliere la prima area su cui lavorare.
01
Rispondete sulla situazione reale
Valutate quello che succede normalmente, non la procedura ideale né il caso migliore.
02
Guardate prima l'area più debole
È il punto in cui un intervento circoscritto produce il beneficio più visibile.
03
Scegliete un processo pilota
Fissate un obiettivo misurabile e verificate il miglioramento prima di estendere il metodo.
Ne parliamo mezz'ora?
Portate il risultato del check-up. Vi diciamo cosa si può sistemare senza toccare i sistemi e cosa invece richiede un progetto. Se non ha senso farlo ora, ve lo diciamo.